Vyberte stránku

Tipy, triky a pasti pro vytváření dokumentů JD Edwards BI Publisher

Každý ERP systém zahrnuje komunikaci s třetími stranami: potenciálními zákazníky, zákazníky, zaměstnanci, dodavateli… Tato komunikace je zhmotněna do dokumentů, jako jsou faktury, objednávky, dodací listy, výpisy…

Tyto dokumenty musí splňovat dvě hlavní kritéria: za prvé musí obsahovat všechny relevantní informace specifické pro daný podnik a proces. Za druhé, tyto informace musí být zobrazeny způsobem, který je relevantní a snadno dostupný. To zajišťuje, že návrh a prezentace dokumentu jsou v souladu s brázkem, který chce firma sdělit.

K dosažení obou cílů se k vytváření a formátování těchto dokumentů používá specifický software. Pro JD Edwards byl BI Publisher integrován do technického zásobníku, což vám umožňuje využívat technologii šablon poskytovanou BI Publisher. Více informací naleznete zde.

Protože se jedná o viditelný a hmatatelný výstup vašeho ERP řešení, zaručuje specifické zaměření ve všech fázích projektu. V následujícím textu uvádíme některá doporučení osvědčených postupů na základě našich zkušeností.

Berte to jako projekt v rámci projektu

Někdy jsou výstupní dokumenty považovány za další krok na konci konfigurace. V takovém případě výsledné dokumenty často nesplní očekávání podniku. Jako každý projekt vyžaduje interakci mezi firmou, aplikačními konzultanty a vývojáři. Každý krok navazuje na předchozí, takže i ty nejmenší změny mohou mít velký dopad.

Následující kroky doporučujeme formálně naplánovat co nejdříve v rámci projektu.

  • Definujte odpovědnosti. Tabulka RACI bude nejen velmi užitečná při objasňování rolí, ale donutí vás zapsat si všechny požadované kroky.
  • Definujte a odsouhlaste principy návrhu (více o tom později).
  • Identifikujte včas požadované informace. Často to vyžaduje vývoj, aby obsahoval požadované informace v souboru xml, na kterém bude šablona založena.
  • Zavést řízení změn jako součást procesu. Před provedením změn dokumentu na poslední chvíli je třeba vyhodnotit jejich dopad.
  • Uchovávejte záznamy o všech problémech a změnách, ke kterým dochází. Pomůže vám to vytvořit znalostní základnu pro zlepšení vašeho procesu a vytvořit získané poznatky.
  • Definujte testovací data jako součást návrhu dokumentu. To slouží dvojímu účelu:

o Ujistěte se, že v návrhu nechybí žádné informace.

o Usnadnit testování, hodnocení a odhlašování.

Definujte a odsouhlaste globální design

Technický návrh dohodnutý se všemi zúčastněnými stranami a aktéry v procesu je zásadní pro zefektivnění procesu a dosažení výsledku, který uspokojí obchodní požadavky. Některé z klíčových otázek, které je třeba zvážit, jsou:

Budou dokumenty obsahovat čárové kódy?

Písma čárových kódů musí být dostupná ve všech prostředích, kde se generují dokumenty. K dispozici je několik písem čárových kódů, takže si vyberte písmo a dohodněte se na používání stejného v celé společnosti, abyste zajistili konzistenci.

Jak zpracovat různé jazyky zákazníků?

Pokud nezveřejníte veškerou svou komunikaci v jediném podnikovém jazyce, budete muset předkládat dokumenty v mateřském jazyce zákazníků.

Nejprve se ujistěte, že jazyková data zákazníka jsou jasná a dostupná v záznamu zákazníka. A co překlady popisu položky?

Chcete jeden firemní dokument, design a obsah? Toho můžete dosáhnout začleněním požadovaných jazyků do jediné šablony. Díky tomu bude šablona složitější, ale zjednoduší se tím řízení a usnadní se použití jediného návrhu. Případně se můžete rozhodnout vytvořit pro každý jazyk jinou šablonu, obvykle založenou na výchozí firemní jazykové šabloně. Výzvou je, že jakákoliv změna se bude muset opakovat ve všech šablonách, aby byl chráněn univerzální design. Zjevným rizikem je, že se šablony dříve nebo později začnou rozcházet.

Pokud se pro každou zemi rozhodnete pro jiný design, pak má smysl pouze druhý přístup.

Jaký typ papíru použijete?

BI Publisher může používat čistý papír a začlenit loga, prvky grafického designu atd. Ve většině případů je to preferováno, protože dokument PDF bude mít svůj vlastní život, aniž by se tiskl, při elektronické komunikaci, archivaci atd. Proto hlavičkové papíry s předtištěné logo není vyžadováno a nedoporučuje se.

Jak je to ale s obchodními podmínkami, nezbytným prvkem komunikace se zákazníky?

Předtištěné papíry a příslušné dokumenty někdy používají při tisku vhodný papír.

Chcete-li do šablony vložit smluvní podmínky, můžete se rozhodnout zahrnout do šablony úplný text nebo použít podšablonu. Podšablony musí být dostupné na jednom místě, přístupné všem (firemním) uživatelům, kteří definují a spravují podmínky. Obě možnosti výrazně zvyšují složitost šablony. Vměstnat veškerý požadovaný text do dokumentu může být náročné.

Váš výběr bude záviset na vaší vlastní obchodní praxi a požadavcích: například kolik jazyků aktivně používáte.

Návrh dokumentu

Nakonec několik úvah o samotném návrhu dokumentů.

  • Šablony RTF jsou obvykle vytvořeny ve Wordu. Doporučuje se, aby byly dokumenty také navrženy ve Wordu. To nejen usnadní tvorbu šablony, ale také použije design, který je dosažitelný s nástrojem po ruce. Definování dokumentu v Excelu, který se pak vytiskne „přizpůsobit stránce“, nenabízí žádný přehled o tom, jakou velikost písma použít, správné měřítko loga atd. Podobně nebude možné přesně reprodukovat obrázek existujícího dokumentu a bude vyžadovat spousta pokusů a omylů.
  • Pokud ve společnosti existuje poskytovatel grafického designu, ujistěte se, že je znám a je týmu k dispozici. Může poskytnout pokyny týkající se písem, barev, způsobu použití obrázku loga a jeho umístění, orientace stránky, okrajů, barev atd.

Souhlasíš? Chybělo nám něco? Dejte nám prosím vědět svůj názor a my vám odpovíme.

 

Máte dotaz? Potřebujete více informací? Kontaktujeme vás během jednoho dne.

Souhlasím aby společnost Quistor zpracovala a uložila informace zadané výše.

9 + 6 =